現場中で出られない電話、逃さない受け方の工夫

せっかくの電話、現場中に鳴っていませんか

チラシを見て、思い切って電話をかけてくれたお客さん。ところがドリルの音で気づかなかったり、脚立の上で出られなかったり。折り返したときにはもう他の業者さんに頼んでいた、という話は珍しくありません。

相見積もりを取っているお客さんほど、「早く反応してくれた人」に気持ちが傾きやすいものです。腕や値段以前に、電話の受け方だけで差がついてしまうのはもったいないことです。

留守電に「安心する言葉」を吹き込んでおく

出られないときは留守番電話につながりますが、ここで終わってしまうと不安になって切ってしまうお客さんもいます。大事なのは、次の3つを短く伝えることです。

会社名(誰が受けているか分かるように)
「ただいま作業中で出られません」という理由
「〇時までには必ず折り返します」という見込み時間

たとえば「お電話ありがとうございます、〇〇工務店です。ただいま現場作業中のため出られません。お昼休みか夕方には必ず折り返しますので、お名前とご用件をお願いいたします」くらいで十分です。理由と見込み時間があるだけで、お客さんは「無視されたわけじゃない」と安心して待てます。

折り返しは「その日のうち」を目安に

折り返しの速さについて、明確な決まりはありません。ですが、問い合わせをした側の気持ちで考えると、半日以上音沙汰がないと不安になり、他をあたり始めてしまいます。目安としては、休憩時間や仕事の切れ目を使って、できれば数時間以内、遅くともその日のうちに折り返す、というルールを自分の中で決めておくと動きやすくなります。

現場に入る前に「今日は何時と何時に電話をチェックする」と決めておくのも一つの方法です。忙しい日ほど後回しにしがちなので、あらかじめ時間を決めてしまう方が結局は楽になります。

家族やスマホの機能に「受け皿」を作る

一人親方や、事務を専任で置いていない工務店では、社長本人しか電話に出られないことが多いはずです。そこで頼りになるのが、身近な人やスマホの機能です。

奥さんやご家族が自宅にいる時間帯は、代わりに一次対応をお願いする
「何日の何時頃、担当から折り返します」とだけ伝えてもらう
スマホの転送機能を使い、出られない時間帯だけ家族の電話に転送する
留守電が入ったら通知が来るよう設定し、こまめに確認する

家族に難しい説明をしてもらう必要はありません。「お名前とご用件をうかがい、折り返す時間を伝える」という一次対応さえできれば、お客さんの不安はぐっと減ります。転送機能の設定方法は機種によって異なるので、詳しくは契約している携帯電話会社の窓口で確認してみてください。

まとめ

出られない電話は、留守電に「会社名・理由・折り返し時間」を吹き込んでおく
折り返しは半日以内、遅くともその日のうちを自分ルールにする
家族に一次対応をお願いできないか考えてみる
スマホの転送機能や通知設定も、受け皿として活用する

まずは留守電のメッセージを、今日の休憩時間に一度吹き込み直してみてください。それだけで、次の一本を逃さずに済むかもしれません。