平日の夜、事務作業に追われる工務店社長へ。1週間で1つだけAIに引き継ぐ計画の立て方

夜になるとまた事務作業、という毎日

現場を回って、職人さんとやり取りして、お客様に連絡して。それだけで一日が終わるはずなのに、夜になるとまた事務作業が待っている。見積書の下書き、ブログの更新、SNSの投稿文、お客様への確認メール。こういう社長さん、多いのではないでしょうか。

AIで時間をつくりましょう、という話はよく聞くようになりました。でも実際にやろうとすると「見積もAIに、SNSもAIに、ブログもAIに」と一気に手を広げて、結局どれも中途半端なまま元の夜なべ仕事に戻ってしまう。これが一番よくある挫折のパターンです。

新入社員が入ってきたときのことを思い出してください。初日から全部の仕事を任せる社長はいません。まず一つの仕事を丁寧に教えて、慣れてもらってから次に進みます。AIへの引き継ぎも、同じ順番で進めるとうまくいきます。

月曜:何に時間を使っているか棚卸しする

最初の一歩は、月曜の朝か前の週末に、自分の夜の事務作業を紙に書き出すことです。難しく考える必要はありません。

見積書の下書き作成
ブログやSNSの投稿文づくり
お客様への確認・お礼メール
現場写真の整理

こんな感じで、ここ1〜2週間で夜にやった作業を思い出しながらリストにします。そして、それぞれに「だいたい何分かかっているか」もメモしておきます。時間の見える化ができると、どれから手をつけるべきかが自然と見えてきます。

1つだけ選ぶ。欲張らないのがコツ

リストができたら、その中から今週引き継ぐものを1つだけ選びます。基準は「一番時間を使っているもの」でも「一番気が重いもの」でもかまいません。

おすすめは、判断がほとんど要らない作業から始めることです。たとえばブログやSNSの投稿文づくりは、ネタさえあれば下書きを作る作業なので、AIに引き継ぎやすい仕事です。一方、見積の金額そのものや、お客様への大事な返信は、社長の判断が必要な部分が大きいので、もう少し慣れてから引き継ぐほうが安心です。

ここで欲張って2つ3つ選んでしまうと、結局どれも新入社員扱いのまま放置することになります。1週間で1業務、と決めてしまうくらいがちょうどいいです。

火曜〜木曜:同じ仕事を3回繰り返して渡す

選んだ1つの作業を、火曜・水曜・木曜と続けて実際にAIにやらせてみます。新入社員に仕事を教えるときと同じで、1回やらせて終わりではなく、同じ作業を数回繰り返すことで初めて「渡せる仕事」になります。

たとえばブログなら、現場の写真を1〜2枚とその日にあったことを一言メモして渡すだけで、下書きができあがります。それを読んで、事実と違うところや言葉づかいが気になるところだけ直す。この「作らせて、確認する」というやり方は、金額の判断やお客様との関係を社長の仕事として残しながら、手を動かす部分だけを引き継ぐ考え方です。JibuLaboでも、ブログの毎朝の投稿やSNSの投稿文づくりは、こうしてAIに任せて日々運用しています。

3日間繰り返すと、「ここは直さなくても大丈夫」「ここは毎回自分で直している」という感覚がつかめてきます。この感覚こそが、次の仕事を引き継ぐときの判断材料になります。

金曜:振り返って、来週につなげる

金曜の夜、5分でいいので振り返りをします。今週引き継いだ作業について、次の3つを確認してください。

夜の作業時間は実際に減ったか
AIの下書きは、どのくらい直す必要があったか
来週も同じやり方で続けられそうか

うまくいっていれば、来週は同じ作業を続けながら、新しい1つを選んで同じ手順を繰り返します。もし思ったより直す手間が大きかったなら、無理に次に進まず、もう1週間同じ作業を続けてもかまいません。急ぐ必要はどこにもありません。

まとめ

月曜に夜の事務作業を棚卸しし、時間のかかり具合をメモする
引き継ぐのは1週間に1業務だけ。欲張らない
火曜〜木曜は同じ作業を繰り返し、AIに慣れてもらう期間にする
金曜に5分だけ振り返り、続けるか来週新しい業務に進むか決める
金額の判断とお客様との関係は、最後まで社長の仕事として残す

夜の事務作業は、一気になくそうとするほど続きません。1週間で1つ、着実に引き継いでいく方が、気づけば夜の時間が戻ってきているものです。