工事後のお礼状、忘れていませんか。AIで5分の習慣に

お礼状、書く時間がなくて後回しになっていませんか

工事が終わったら、本当はお客様にお礼状を出したい。近隣の方には、工事中の音やほこりでご迷惑をおかけしたお詫びと挨拶をしたい。そう思っていても、現場が立て込むとつい後回しになって、結局出しそびれてしまう。そんな社長さんは多いのではないでしょうか。

お礼状や案内文は、実は「型」がある文章です。書く内容の順番や言葉づかいがだいたい決まっていて、毎回ゼロから考える必要はありません。こういう「型のある文章」は、AIがいちばん力を発揮する分野です。

お礼状・案内文はなぜAI向きなのか

新入社員に仕事を教えるときのことを思い出してください。最初から難しい判断を任せることはせず、まずは決まった手順のある仕事から任せていくはずです。お礼状や案内文も同じで、

誰に(お客様、近隣の方)
いつ(工事完了後、着工前)
何を伝えるか(お礼、お詫び、工事の概要、連絡先)

という骨組みさえ決まっていれば、あとは言葉を整えるだけの作業です。この「骨組みを埋めて言葉を整える」作業こそ、AIに任せやすい仕事です。

一方で、金額の話やお客様との今後の関係にかかわる判断は、社長の仕事として残すべきところです。お礼状や近隣案内文は、そうした判断がほとんど入らない、AIに任せて安心な領域だと言えます。

実際の作り方(お礼状の場合)

AIに「お客様への工事完了お礼状の下書きを作って」と伝える
工事内容(何の工事だったか)、お客様のお名前、工事期間をメモ程度に伝える
出てきた下書きを読み、事実と違うところがないか確認する
最後に一文だけ、社長自身の言葉を手で書き足す

この4つ目が実はいちばん大切です。「今回の工事、〇〇様のご協力のおかげで予定通り進められました」「お子様の成長に合わせたリフォーム、これからも見守らせてください」など、その現場でしか出てこない一言を添えることで、型どおりの文章がお客様にとって特別なものになります。AIが作るのは9割の型、残り1割の気持ちは社長の言葉、という分担です。

近隣への工事案内文も同じ手順で

着工前に近隣へ配るご挨拶文も、伝える内容はほぼ決まっています。

工事の期間と作業時間帯
騒音やほこりが出る可能性へのお詫び
何かあったときの連絡先

これも同じようにAIに骨組みを作ってもらい、地域や現場の状況に合わせて一言添えるだけで完成します。毎回一から文面を考えていた時間が、5分程度に短縮できるはずです。

気をつけたいこと

AIが作った文章は、あくまで下書きです。工事内容や日付、お客様のお名前などの事実関係は、必ず社長自身の目で確認してから送ってください。特に近隣への案内文は、その後の関係にも関わる大事な文章です。誤字や事実の思い違いがないか、一度読み直す一手間は省かないようにしましょう。

まとめ

お礼状や近隣案内文は「型のある文章」なのでAIが得意
誰に・いつ・何を伝えるかの骨組みをAIに作ってもらう
最後の一文だけは、社長自身の言葉で気持ちを添える
送る前に事実関係の確認だけは必ず社長の目で行う

今週出す予定のお礼状や案内文が1通でもあれば、まずはそれをAIと一緒に作ってみることから始めてみてください。