その現場のひとこと、消していませんか

現場を出た瞬間、記憶は薄れていく

朝一番で現場を見て、職人さんと段取りを話して、次の現場へ移動する。その車の中で、今日話したことをもう覚えていない、ということはありませんか。

「あそこの壁、下地がちょっと傷んでたな」「お客様に、追加でこの部分も見てもらった方がいいな」——現場にいるときは頭の中にはっきりあった内容が、次の現場に着く頃にはぼやけてしまいます。そして夜、事務所に戻ってから「今日、何を話したっけ」と思い出しながら報告書を書く。この「思い出す時間」こそ、実はいちばんもったいない時間です。

音声メモは、もう手元にある道具

ここで使えるのが、スマホの音声メモです。特別なアプリを新しく入れる必要はありません。多くの方のスマホに、最初から入っています。

現場を出た車の中や、次の現場までの移動時間に、思ったことをそのまま声に出して録音するだけです。

「田中様邸、屋根の点検完了。瓦のズレを2箇所補修。あと、雨樋の継ぎ目が緩んでいたので次回見てほしいと伝えた」
「今日は3件現場を回った。1件目は基礎工事順調、2件目は追加の見積もりが必要、3件目は完了確認」

こんな話し方で十分です。きれいな文章にする必要はありません。むしろ、現場で感じたことをそのまま声に出す方が、後で内容が濃くなります。

AIに渡すと、下書きになって返ってくる

録音した音声は、AIに読み込ませることができます。文字に起こす機能がついているAIも多く、音声ファイルをそのまま渡せば、文字にした上で「お客様への報告文」や「今日の日報」の形に整えてくれます。

たとえば「この音声を、お客様に送る報告メールの下書きにしてください」とお願いすれば、話し言葉が丁寧な文章に整います。「今日の日報としてまとめてください」とお願いすれば、社内向けの記録になります。

ここで大事なのは、AIが作るのはあくまで下書きだということです。金額に関わる内容や、お客様への言い回しは、必ず社長の目で確認してから送ってください。AIは「話した内容を形にする」のが仕事で、「何を伝えるか」「いくらにするか」を決めるのは、これまでと変わらず社長の仕事です。

新入社員に教えるように、まず1つだけ

以前の記事でも触れましたが、AIは新入社員に仕事を教えるのと同じ順番で、1つずつ引き継ぐのがうまくいくコツです。いきなり経理も見積もりも全部任せようとせず、まずは「移動中の音声メモを日報の下書きにする」、この1つだけを今週試してみてください。

やることはシンプルです。

現場を出たら、スマホの音声メモを開く
今日あったことを1〜2分、思いつくまま話す
事務所に戻ったら、その音声をAIに渡して下書きを作ってもらう
内容を確認し、必要な部分だけ直して送る・保存する

これだけで、夜に「今日何があったか思い出す」時間がなくなります。JibuLaboでも、ブログの毎朝の自動投稿やSNSの投稿、現場写真からのブログ作成を日々AIと一緒に運用していますが、どれも最初は「1つだけ渡してみる」ところから始まったものばかりです。

まとめ

現場を出た直後の記憶が新しいうちに、スマホの音声メモへ話しておく
録音した音声をAIに渡せば、報告文や日報の下書きになる
金額やお客様への最終確認は、必ず社長自身が行う
まずは「移動時間の音声メモ」1つだけ、今週試してみる

思い出しながら書く夜の1時間を、車の中の1分に変えてみませんか。