見積のたたき台はAIに。金額を決めるのは社長のまま

見積書、また今夜も持ち帰りですか

現場を何件も回った日の夜、事務所で見積書と向き合う。これ、小さな工務店の社長さんなら誰でも経験していることだと思います。

見積は会社の顔になる大事な書類です。だからこそ、社長自身が最初から最後まで自分の手で作ろうとしてしまう。でも、見積作りには「文章にする作業」と「金額を決める作業」の、まったく違う2つの仕事が混ざっています。この2つを分けて考えると、時間の使い方がぐっと変わってきます。

見積書を作るとき、実際に時間を取られているのはどこでしょうか。

こうして並べてみると、「悩んで決める」時間より「探して整理して文章にする」時間の方が、案外多いことに気づきます。ここはAIが得意な作業です。

AIに任せてよいのは、材料をそろえて形にするところまでです。具体的には、

これで出来上がるのは、あくまで「社長が見てチェックするための下書き」です。ここに単価は入れません。単価と最終金額は、社長が現場の状況・材料の値動き・お客様との関係を見ながら決めるものだからです。ここをAIに渡してしまうと、会社の判断そのものを人に預けてしまうことになります。

以前の記事でも触れましたが、AIは新入社員に仕事を教える順番で任せるとうまくいきます。見積作りも同じです。

新入社員に「現場メモを整理して、見積の下書きを作っておいて」と頼むことはあっても、「この工事、いくらで出すか決めておいて」とは頼まないはずです。金額は、経験と会社の事情を知っている社長だけが判断できることだからです。

AIに渡すのは前者、社長が最後まで持つのは後者。この線引きを最初に決めておくと、AIを使うことへの不安もかなり減ります。

いきなり全部の見積を変える必要はありません。今週、直近で出した見積を1枚選んで、こんな順番で試してみてください。

これだけです。1回やってみると、「文章を作る時間」がどれだけ減るか、体感でわかると思います。

私自身、ブログの毎朝の投稿やSNSの発信は、こうしてAIに下書きを作らせて毎日運用しています。文章を組み立てる部分は任せて、最後に読んで直すところだけ自分でやる。この分担のやり方は、見積作りにもそのまま使えると感じています。

見積を全部AIに預けるのではなく、社長の判断が要るところだけを残す。それだけで、今夜の持ち帰り仕事が少し軽くなるはずです。