社長の時間はどこへ消えた?事務の棚卸しから始めよう

「今日も一日、現場と事務で終わった」

現場を見て、職人さんに指示を出して、合間にお客様に電話をして、夜は見積書と格闘する。気づけば日が変わっている。そんな一日を過ごしている社長さんは多いのではないでしょうか。

「時間がない」というのは、小さな工務店を経営する方なら誰もが感じていることだと思います。でも、その時間が「どこに」消えているのか、意外と正確には分かっていないものです。今回は、AIに仕事を渡す前の準備として、まず自分の時間を棚卸ししてみる、という話をします。

時間泥棒の正体を探してみる

まずは1日を書き出す

やり方は難しくありません。今日一日、何にどれくらい時間を使ったか、思い出せる範囲で書き出してみてください。

見積書の作成・修正
現場写真の整理、お客様への報告
SNSやブログの更新
請求書・領収書などの書類仕事
電話・メールの対応
職人さんの手配、資材の発注連絡

こうして書き出すと、「現場に出ている時間」と「事務作業に消えている時間」が、思っていたよりも近い割合になっていることに気づく方が多いです。特に写真整理やSNS更新のような「毎回同じ手順を繰り返す仕事」は、地味に時間を食っています。

繰り返し作業ほど、時間泥棒になっている

棚卸しをしてみると分かるのは、「毎回考える必要のない、決まった手順の仕事」が意外と多いということです。

例えば、現場の写真を選んで、お客様に送る報告文を書く。SNSに載せる文章を毎回一から考える。これらは、判断が必要な仕事ではなく、「型」に当てはめれば進む仕事です。こういう仕事こそ、時間泥棒の正体であり、AIに渡しやすい仕事でもあります。

AIに渡せる仕事、社長に残す仕事

新入社員に教えるように、1つずつ

AIというと、難しい設定や勉強が必要だと思われがちですが、そうではありません。新入社員に仕事を教えるときと同じ順番で考えれば大丈夫です。

まず一番シンプルで、毎回同じ手順の仕事を1つだけ選びます。棚卸しのリストの中で言えば、「写真からブログの下書きを作る」「SNSに載せる文章のたたき台を作る」あたりが始めやすい仕事です。いきなり全部を渡すのではなく、1つずつ、様子を見ながら引き継いでいくのが失敗しない進め方です。

AIに渡さない仕事も、はっきり決めておく

ここで大事なのは、渡さない仕事もはっきり決めておくことです。金額の判断や、お客様との関係づくりは、社長にしかできない仕事です。AIが作れるのはあくまで下書きやたたき台まで。最後に手を入れて、社長の言葉として送る。この線引きを最初に決めておくと、安心して仕事を渡せます。

実際にやってみると

私自身、このブログの毎朝の投稿や、SNSの発信、現場写真からブログを作る作業を、実際にAIに任せて毎日運用しています。最初から全部を渡したわけではなく、「写真整理」「文章のたたき台づくり」という、棚卸しで見えた時間泥棒から1つずつ渡していきました。今も、最後の確認と手直しは自分でしていますが、以前より「何もない時間」が確実に増えました。

まとめ

時間がないと感じたら、まず1日の使い方を書き出して棚卸しする
毎回同じ手順の繰り返し作業が、時間泥棒の正体になりやすい
新入社員に教えるように、1つずつAIに仕事を渡していく
金額の判断とお客様との関係は、社長の仕事として必ず残す

まずは今週、1日分だけでもいいので、時間の使い方を書き出してみてください。そこに、社長の時間を取り戻す最初のヒントが隠れています。